5. Bedrijfsvoering

    a. Financieel beleid en beheer

    De belangrijkste kaders voor financieel beleid en beheer zijn vastgelegd in de financiële verordening (art.212) en de actuele Nota Reserves en Voorzieningen. Daarnaast zijn er diverse interne regels vastgesteld ten behoeve van een adequaat financieel beleid en beheer

    In de controleverordening (art.213) is de wettelijke verplichte accountantscontrole geregeld. Ten behoeve van de accountantscontrole zal aanvullend jaarlijks een geactualiseerd toetsingskader in de vorm van een controleprotocol door de raad vastgesteld moeten worden. In dat controleprotocol zijn alle laatste wijzigingen in wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en voorschriften, verwerkt. Deze zijn immers niet statisch.

    Het  college verricht op grond van artikel 213A onderzoeken naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het door het college gevoerde bestuur. De verwachting was dat deze wettelijke verplichting zou gaan verdwijnen. De regering is echter tot een heroverweging van het voornemen tot schrappen gekomen. Het wederom oppakken van deze verplichting zal nog verder vorm moeten krijgen.

    De Provincie heeft in juni 2016 haar Financieel Verdiepingsonderzoek 2016 afgerond. Hieruit bleken geen bijzondere opmerkingen rondom het financieel beleid en beheer, behoudens de voorwaarde om te (blijven) letten op een structureel meerjarig sluitende begroting. Verder vraagt de vertaling van onderhoudsplannen naar de begroting nog aandacht. Voor wat betreft de begroting 2016 was wederom sprake van repressief toezicht door de Provincie, waarbij tevens extra aandacht werd gevraagd voor het goed blijven volgen van de ontwikkelingen rondom het sociaal domein.

    b. Organisatie-ontwikkeling en Human Resource Management

    Organisatieontwikkeling
    In het afgelopen jaar zijn de oude structuurdiscussies en de sectorale afbakeningen nog meer naar de achtergrond verdrongen. De werkzaamheden, de klussen, de projecten en de doelen die we nastreven zijn het leidend principe waarlangs we de beschikbare personele capaciteit richten en inrichten. Bij sommige organisatieonderdelen is dat al ver gevorderd. Bij enkele onderdelen wordt een ander tempo gekozen. Voorop staat wel de eenduidige focus ten aanzien van zelforganisatie en zelfredzaamheid. De transformatie die we van de burger verwachten dient ook van toepassing te zijn op het ambtelijk apparaat. Bij die verandering hoort het continue proces van de juiste match tussen medewerkers die de bestaande en nieuwe doelen moeten gaan realiseren. Het gezamenlijk zoeken naar de toegevoegde waarde van de medewerker passende bij de fase waarin hij werkzaam is. Derhalve lopen bij Strategische Personeelsplanning (SPP) de instrumenten van talentmanagement, demotie, heroriëntatie, functiewisseling, generatiepact en tijdelijke klussen binnen en buiten de organisatie door elkaar heen. De vorm is ondergeschikt geworden aan het eindresultaat. Het feit dat een ieder in algemene dienst is aangesteld biedt meer mogelijkheden om in een goede samenspraak met de ondernemingsraad experimentele keuzes te maken. Niet op voorhand organisatorische aanpassingen doch bovenal organisch experimenteren om uiteindelijk beproefde en afgewogen keuzes te maken waarvan we weten dat ze werken.
    Daarbij dienen wij ook de opgelegde taakstellingen te realiseren hetgeen in 2016, aangezien het personele rekeningresultaat (loonsom in volle breedte), wederom gehaald is. Met de vele veranderingen en wisselingen werd een intensieve claim gelegd op de flexibiliteit van medewerkers. Het ambitieniveau  was nog steeds hoog. Het sociale domein zat nog volop in de transformatie en niet alle processen zijn volledig uitgekristalliseerd. De exacte personele bezetting en competenties verkeren in afrondende processen. Een aanzienlijke flexibele schil van personele capaciteit was nog nimmer van een dergelijk grote omvang en zal in 2017 aanzienlijk moeten gaan slinken vanwege de afnemende budgetten in het sociale domein.

    Tegelijkertijd was er een toename van meer ondersteunende werkzaamheden door de overheveling van diverse processen en insourcing waardoor formatief voor die onderdelen de marges bereikt waren. Daarnaast zijn er wettelijke verplichtingen met name op het gebied van beveiliging en informatietechnologie alsmede bij privacy en verdergaande digitalisering die ons dwingen om aanvullende capaciteit en specifieke competenties te werven. Daarmee hebben we ook een break-even-point bereikt waarbij het steeds moeizamer wordt om voor alle nieuwe danwel veranderende en ondersteunende werkprocessen, vanuit de interne organisatie, de juiste mensen zich te laten doorontwikkelen. Met de Ondernemingsraad is de verkenning voor HR 21 verder overeengekomen en zijn de HR-adviseurs inmiddels gecertificeerd. In 2017 zal die verkenning omgezet kunnen worden in de definitieve keuze voor het hanteren van de HR 21 cyclus. Dit generieke systeem biedt mogelijkheden voor een betere koppeling met en ondersteuning van de strategische personeelsplanning. Het sleutelwoord was en blijft flexibilisering. De VNG zet de lijn voort van uniformering van het arbeidsvoorwaardenbeleid met inbegrip van het bezoldigingsbeleid. De uitwerking van diverse circulaires is in Kerkrade vertaald naar individueel arbeidsvoorwaardenbeleid dat voor elk individu digitaal toegankelijk is. Digitalisering is een belangrijk thema en zal ook in 2017 en volgende jaren veel impact hebben op de organisatie. In 2020 zullen en moeten werkzaamheden anders ingericht zijn en dienen  we de burger nog breder en digitale ten dienste te zijn. En op een veilige en verantwoorde manier.
    Op natuurlijke momenten en gelegenheden zowel bij insourcing alsook outsourcing zullen we de kansen moeten nemen en waarmaken. De huidige flexibele schil zal gaan afnemen. De ingezette bezuinigingen op flankerende personele budgetten zijn niet in overeenstemming met de toenemende vraag voor aanvullende investering voor medewerkers om hen multi-inzetbaar en multidisciplinair te maken. De fricties zijn inzichtelijk gemaakt en zullen waar nodig in 2017 beleidsmatig en/of financieel bijgesteld moeten worden.

    Human Resource Management (HRM)
    In 2016 kunnen we spreken van een succesvolle aanpak bij terugdringen van het ziekteverzuim die past bij de intensivering voor het feitelijk vitaler en flexibeler maken van medewerkers. Zeker in het sociale domein legt de continue veranderende wetgeving nog steeds een enorme druk op het menselijke kapitaal. De zogenaamde “ambtenarenstatus” is nog meer opgeschoven naar de profitsector. Feit blijft dat we in een glazenhuis-constructie werken en dat integriteit wederom de volle aandacht kreeg. In sommige gevallen met vergaande consequenties. De invoering van de WKB is uiteindelijk goed ingericht en een voortdurend sturen op de omvang en de aanleiding hebben ertoe geleid dat de extra heffing marginaal is. Het IKB (individueel keuze budget) is inmiddels ingebed waarmee individuele keuzes voor arbeidsvoorwaarden gerealiseerd zijn. Het informatiebeleid heeft nog meer inhoud gekregen waarbij informatiebeveiliging een belangrijk speerpunt was. De eerste stappen voor een digitaal tijdperk richting 2020 zijn gezet.  De ontstane werkdruk moet op termijn gaan afnemen. De weerbaarheid en de flexibiliteit van de organisatie was in 2016 meer dan aan de maat. Komende jaren zal uitwijzen hoeveel rek en op welke plekken dat nog mogelijk is. Gedegen IT-kennis en ondersteuning was en blijft een belangrijke voorwaarde voor succesvol werken. De regionale samenwerkingen zoals SSC-ZL zijn in volle gang waarbij de contouren en uitwerkingsvormen niet transparant zijn. Delen van kennis en groei van mensen wordt in de regio met 34 partijen nog steeds door Igom met succes uitgevoerd. Verdergaande samenwerking voor archief en E-depot is een stap dichterbij gekomen. En intensieve samenwerking met enkele gemeenten op het gebied van personele uitwisselingen

    De externe inhuur had haar hoogtepunt bereikt en bleef onder de landelijke norm. Die integrale afweging en keuze werd per sector en beleidstaak gemaakt en werd op efficiency getoetst. In 2017 zal sterk op  afbouw ingezet worden. De integratie van de WOZL-gedetacheerden (145 medewerkers) is succesvol verlopen. Aan de groep jongeren en jongere instromers zijn werkvormen gekoppeld die passen bij deze doelgroep waarbij hun ervaringen en zienswijze gebruikt worden voor aanpassingen van het personeelsbeleid.
    Het verzuimpercentage is gedaald naar 6,77%, Evenzo is er een lichte daling van de frequentie naar 1,21 te constateren.
    In de Directie werden verdergaande afspraken gemaakt met het management en de Arbodienst en werden medewerkers actief betrokken bij verzuimgesprekken. Voor 2017 zijn aanvullend speerpunten en acties betreffende het langdurige verzuim geïntensiveerd.
    In 2016 telden wij 11.274 verzuimdagen (2015: 12.444) hetgeen overeenkomt met een kostenpost van € 1.461.110 (tegen het uurtarief van € 18).

    Loonontwikkeling
    De financiële taakstelling op de personele paragraaf werd als richtpunt van de strategische personeelsplanning gerealiseerd. Dat ging gepaard met het anders of niet meer geheel vervullen van werkzaamheden en vooral met het anders inrichten of uitvoeren van werkzaamheden. De CAO- onderhandelingen bleven binnen de marges en werden separaat verantwoord in de Najaarsnota evenals de premiestijgingen van de pensioenwetgeving.
    In 2017 zal een loonsverhoging niet uitblijven en een verhogend effect hebben op de loonsom. Die verhoging is niet in de meerjarenbegroting opgenomen en zal zoals gebruikelijk bij de eerstvolgende begroting bijstelling gecorrigeerd moeten worden.
    In 2016 zijn ten gevolge van de wetswijziging incidenteel extra kosten gemaakt voor de afbouw naar een nul-lijn van de zogenaamde plusuren.

    De “inhuur derden” conform de actuele definities van het CBS (lastencategorie 3.0 - inhuur personeel van derden, waarbij uitsluitend de arbeidskosten op basis van een tarief in rekening worden gebracht; oftewel “uurtje/factuurtje”) bedroeg in 2016 € 6,7 mln (2015: € 4,9 mln). De kosten van inhuur zijn als volgt nader te specificeren (bedragen x € 1.000):

    Inhuur personeel

     Rekening 2016

    Investeringen

    161

    Bestuursdienst

    204

    Sector Mazo

    3.153

    Sector SOB

    230

    Reïntegratie

    864

    Wsw

    1.057

    Veiligheidshuis

    140

    Div. projecten SOB

    280

    Div. projecten MAZO

    144

    Overige

    490

    De analyse van de kostenplaatsen/indirecte kosten gaat tevens in op de personele kosten.

    c. Overige bedrijfsvoeringsonderwerpen

    (Digitale) dienstverlening
    In 2016 is verder aandacht besteed aan de verbetering van de digitale dienstverlening aan de burger.
    Vanaf 1-1-2016 werkt Burgerplein uitsluitend op afspraak. Zoals beloofd is dit systeem geëvalueerd en is geluisterd is naar de signalen en verbeterpunten die door burgers en commissieleden werden aangedragen. Op basis daarvan werd gestart met een aparte (snel)balie voor het afhalen van bepaalde documenten en spoedeisende zaken. Verder is het de bedoeling dat een burger binnen 5 werkdagen een afspraak kan krijgen bij Burgerplein. Alle producten van Burgerplein die digitaal kúnnen worden aangeboden zijn ook digitaal via het E-Loket op onze website digitaal beschikbaar.
    Het doorontwikkelen van ondersteunende programma’s en apparatuur zijn in dit proces essentieel en hebben continu onze aandacht.

    De rijksoverheid verlegt haar accent naar digitaal werken. Volgens de digitale agenda 2020 van de rijksoverheid dient digitale communicatie met burgers en andere ketenpartners in 2020 de norm te zijn, al dient de overheid ook voor bevolkingsgroepen die de aansluiting met digitale systemen vooralsnog gemist hebben, bereikbaar te blijven. In de praktijk zagen we ook in de gemeente Kerkrade in 2016 een verdere verschuiving naar digitale dienstverlening. Kerkrade heeft minder papieren post verstuurd en meer e-mails in behandeling genomen. Door een substantiële stijging van de portotarieven heeft dit helaas niet geleid tot kostenreductie. In 2016 is de nota “Van analoog naar digitaal” door het College vastgesteld. In 2017 zal dit beleid in de praktijk nader worden geconcretiseerd en mede verantwoordelijk zijn voor een fundamenteel andere manier van werken, waarbij dossiers niet langer in papier worden gevormd maar vanaf creatie direct digitaal worden beheerd. Omdat er weinig ervaring bestaat met de langdurige opslag van digitale data, is in 2016 begonnen met een onderzoek naar de mogelijkheid van een gezamenlijk E-depot met het Regionaal Historisch Centrum Limburg om zo de kosten voor digitaal beheer beheersbaar te houden. Dit onderzoek zal medio 2017 worden afgerond.

    In het kader van de Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland (PUN) heeft in oktober 2016 de wettelijke verplichte reisdocumentenaudit plaatsgevonden. Deze audit hebben wij met een positief resultaat kunnen doorlopen. Ook het resultaat in de steekproef bij de PNIK-audit, die door het Ministerie willekeurig bij een aantal gemeenten wordt doorgevoerd, werd dit positieve resultaat in 2016 bevestigd.
    Naast de paspoorten en Nederlandse Identiteitsbewijzen audit (PNIK-audit) heeft in 2016 ook de wettelijk verplichte zelfevaluatie in het kader van de Wet Basisregistratie Personen (BRP) plaatsgevonden. Helaas hebben wij voor de BRP-audit geen positief resultaat weten te behalen. De overgang naar een nieuw burgerzakensysteem en de overgang naar een nieuw systeem voor het beheer van de BRP-procedures hebben helaas ertoe geleid dat niet alle procedures tijdig geactualiseerd konden worden. Eveneens is het in 2016 technisch nog niet mogelijk gebleken om een uitwijk test uit te voeren.

    Interne toetsing
    Het is van belang dat de besteding van publiek geld rechtmatig is, dat wil zeggen in overeenstemming  met relevante in-/externe wet- en regelgeving wordt ontvangen en besteed. Daaronder valt bijvoorbeeld een goed financieel beheer, de naleving van de subsidievoorwaarden en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium) door een mix van controle op gegevens van derden, voorlichting en sanctionering.

    Procesgewijs vindt interne toetsing plaats op de financiële cijfers en de naleving van relevante wet- en regelgeving, bijvoorbeeld ten aanzien van personeel/salarissen, investeringen, subsidieverstrekking, belastingen en heffingen (i.r.t. BsGW), treasury, sociale uitkeringen, omgevingsvergunningen, publiekszaken, etc. Daarbij wordt voor zover van toepassing rekening gehouden met de eisen die worden gesteld in de Single Information Single Audit (Sisa) – protocollen. Tevens worden de afrekeningen van diverse projectsubsidies getoetst. Waar relevant, mogelijk en zinvol vinden correcties plaats en/of worden de bevindingen gebruikt voor het doorvoeren van procesmatige verbeteringen.

    De vaststelling, inning en afdracht van de eigen bijdragen Wmo gebeurt door het Centraal administratiekantoor (CAK). Door het kiezen van deze systematiek heeft de wetgever in feite bepaald dat de verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de eigen bijdragen geen gemeentelijke verantwoordelijkheid is. Dit impliceert dat door gemeenten geen zekerheden over de omvang en hoogte van de eigen bijdragen kunnen worden verkregen als gevolg van het niet kunnen vaststellen van de juistheid op persoonsniveau. Dit aspect maakt geen onderdeel uit van de gemeentelijke rechtmatigheidcontrole.

    Voor wat betreft  de verantwoording van de besteding van specifiek bestemde rijksgelden en subsidies volgt hieronder een nadere toelichting.

    SiSa (Single Information Single Audit)
    De meeste specifieke uitkeringen worden tegenwoordig verantwoord via de jaarrekening. Daarvan zijn er in 2016 voor Kerkrade onderstaande 3 relevant.

    nr.

    Regeling

    Ministerie

    D2

    Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2016 (OAB)

    OCW

    G2

    Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2016

    SZW

    G3

    Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeente 2016

    SZW

    In de SiSa-bijlage van deze jaarrekening vindt de voorgeschreven verantwoording plaats.

    Overige
    In het voortraject wordt bij projecten waarvoor subsidie is verkregen geadviseerd over de (administratie van) aandachtspunten waarmee tezijnertijd bij de verantwoording rekening moet worden gehouden. Momenteel betreft dit  "Gebiedsontwikkeling Centrum Kerkrade", "Investeringen openbare ruimte rondom C-City",  "Leuk voor Elkaar", "Kerkrade-West Wint", “Service Grensoverschrijdende Arbeidsbemiddeling”, "5 Leefbaarheid Natuurprojecten".

    Jaarlijks worden voor zover van toepassing voor de betreffende projecten de eindafrekeningen tijdig opgesteld, de subsidievoorwaarden getoetst en door de externe accountant van een controleverklaring voorzien. In 2016 betrof dit de projecten "Heilust” (tussentijdse controle, goedkeurend) en “ISV-II” (goedkeurend).

    Inkoop en aanbesteden
    In oktober 2016 heeft de jaarlijkse workshop inkoop en aanbesteden plaatsgevonden. De presentaties, waarbij verschillende onderwerpen aan bod kwamen zoals de gewijzigde Aanbestedingswet  (per 1 juli 2016) als gevolg van de implementatie van de Europese Richtlijnen 2014/23/EU en 2014/24/EU in de Nederlandse wetgeving, werden verzorgd mede met behulp van externe ondersteuning. Het college heeft in juni 2016 het “Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Kerkrade 2016” vastgesteld.

    ICT
    Het informatiebeleidsplan is leading voor de toekomstige investeringen. In 2016 is uitvoering gegeven aan de volgende ICT-projecten:

    • Aangifte loonheffing, jaarloonopgaaf via Digipoort (MaZo)
    • Vervanging A0 scanner/plotter en aanschaf software licenties
    • Vervanging mobiele apparatuur handhavers/toezichthouders
    • Realisatie testomgeving iBurgerzaken
    • Upgrade Corsa en Liber
    • Ondersteuning door leveranciers in het kader van de migratie naar Windows 8
    • Uitbreiding van het huidige integraal beheersysteem openbare ruimte met de module Speeltoestellen (SOB)
    • Vervanging van de UPS in de serverruimte in het souterrain van het Stadskantoor

    Communicatie en stadsmarketing
    Het ‘uitvoeringsplan stadsmarketing’ is in 2016 voor een deel uitgevoerd. Zo is er onder andere een nieuwe Facebook pagina “Beleefkerkrade” gelanceerd, zijn de “Beleefborden” geplaats bij de attracties, is deelgenomen aan het televisieprogramma RTL Mijn Stad en is in co-creatie met Museumplein en GaiZoo een landelijke reclamecampagne ondersteund. Het plan loopt nog door in 2017.